Fallstudie: Das intelligente Archiv

Wie wir mit RAG und Agentic Workflows auf Wissensdaten zugreifen und damit zukünftige Lösungen automatisieren

Ausgangslage

Ein Unternehmen im Bereich der Projektentwicklung stand vor der Herausforderung, seine umfangreichen Projektdokumentationen, Marktforschungsdaten und wichtige Korrespondenz optimal zu nutzen. Diese wertvollen Informationen waren in einem digitalen Archiv gespeichert, jedoch war der Zugriff und die Verwertung zeitaufwendig. Alpine Intelligence wurde beauftragt, eine innovative Lösung zu entwickeln, die nicht nur den Informationszugriff erleichtert, sondern auch proaktive Unterstützung in den Kernprozessen ermöglicht.

Herausforderung

Die zentralen Herausforderungen waren:

• Informationsmenge und -struktur: Die grosse Menge an Dokumenten, oft in unstrukturierten Formaten wie PDFs, erschwerte die schnelle und präzise Informationsfindung.
• Kontextverständnis bei der Suche: Herkömmliche Suchmethoden boten oft keine ausreichend kontextbezogenen Ergebnisse.
• Nutzung historischer Daten für neue Projekte: Das Potenzial, aus abgeschlossenen Projekten systematisch für neue Vorhaben zu lernen und Prozesse zu beschleunigen, wurde noch nicht voll ausgeschöpft.

Lösung durch Alpine Intelligence

In einem iterativen Vorgehen mit dem Kunden konzipierte und implementierte Alpine Intelligence eine massgeschneiderte Lösung, die auf Retrieval-Augmented Generation (RAG)basiert. Im Rahmen eines umfassenden Innovation Consultings wurde sichergestellt, dass die Lösung optimal auf die Bedürfnisse des Projektentwicklers zugeschnitten ist.

Die Kernkomponenten der Lösung sind:

Intelligente Erfassung und Aufbereitung von Dokumenten im Archiv:

• Relevante Texte werden extrahiert und mittels fortschrittlicher in sogenannte Vektor-Embeddings umgewandelt. Diese ermöglichen eine semantische, also themenbasierte, Ähnlichkeitssuche, die weit über eine reine Stichwortsuche hinausgeht.
• Ein automatisierter Prozess erfasst kontinuierlich neue oder geänderte Dokumente im Archiv
• Die Dokumente werden weiterhin mittels einer Analyse durch ein LLM um weitere Daten angereichert, die für spätere Fragestellungen relevant, aber nicht direkt im Dokument enthalten sind - dies ermöglicht eine Ähnlichkeitssuche mit tieferem Verständnis.

Kontextbezogene Optimierung von Suchanfragen:

• Das System versteht und präzisiert Nutzeranfragen, indem es den Gesprächsverlauf und branchenspezifische Terminologie berücksichtigt. Dies führt zu deutlich relevanteren Suchergebnissen.

von RAG zu Agentic *

• Das System findet nicht nur die passendsten Dokumente, sondern kann die darin enthaltenen Informationen auch zu präzisen Antworten zusammenfassen, die Quellen nennen und auch komplexere Berichte generieren.
• RAG ist nur der Anfang. Durch einen agentenbasierten Workflowkann das System auch eigenständig Vorschläge erarbeiten oder Entwürfe für Angebote generieren, indem es auf das gesammelte Wissen im Archiv zugreift und dieses intelligent kombiniert - so wie es ein Mitarbeiter auch tun würde. Nur ist das System viel schneller.

Ergebnisse

Die von Alpine Intelligence implementierte Lösung führte zu signifikanten Verbesserungen:

• Massiv reduzierter Zeitaufwand für die Informationssuche: Mitarbeitende finden benötigte Informationen deutlich schneller und können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Onboarding neuer Mitarbeiter erfolgt auch deutlich einfacher.
• Verbesserte Qualität und Relevanz der Informationen: Die Antworten und Suchergebnisse sind präziser und besser auf die jeweilige Fragestellung zugeschnitten.
• Effizienzsteigerung durch Automation*: Die Möglichkeit, Entwürfe für Angebote oder Lösungsvorschläge automatisiert erstellen zu lassen, beschleunigt die entsprechenden Prozesse erheblich.
• Höhere Nutzerzufriedenheit und besseres Wissensmanagement: Das Vertrauen in die verfügbaren Informationen und die Fähigkeit, aus der Gesamtheit des Unternehmenswissens zu schöpfen, ist gestiegen.
• Proaktiver Abgleich von Archivwissen mit neuen Projektanforderungen*: Das System kann automatisch relevante Informationen aus abgeschlossenen Projekten bereitstellen, sobald neue Projektanforderungen definiert werden.

Fazit

Durch das Innovation Consulting und die Implementierung einer fortschrittlichen RAG-Lösung mit agentenbasierten Workflows hat Alpine Intelligence dem Projektentwicklungsunternehmen geholfen, sein internes Wissensmanagement zu revolutionieren. Dies führt nicht nur zu einer signifikanten Effizienzsteigerung und verbesserten Entscheidungsfindung, sondern ermöglicht es auch, das gesammelte Know-how proaktiv für die Gestaltung zukünftiger Erfolge einzusetzen.

Your Intelligent Archive

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Das Intelligente Archiv

* Agentic is currently in development