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title: "Den Nutzen einer KI-Anwendung beurteilen"
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*4. Januar 2025*

# Den Nutzen einer KI-Anwendung beurteilen

Am Beispiel einer Offerte: Wie Sie Zeitersparnis, Korrekturaufwand und Betriebskosten einer KI-Anwendung beurteilen.

Überarbeitet am 5. September 2026

Wenn KI einen ersten Entwurf erstellt, kann das beim Schreiben Zeit sparen. Wie gross die Ersparnis insgesamt ist, hängt auch davon ab, wie viel anschliessend korrigiert, ergänzt und in andere Systeme übertragen werden muss. Wer über eine Einführung entscheidet, sollte deshalb den gesamten Arbeitsaufwand vergleichen.

## Den bestehenden Ablauf beschreiben

Zunächst beschreibe ich mit dem zuständigen Team, wie die Aufgabe heute erledigt wird. Wir halten fest, welche Informationen gebraucht werden, welche Schritte Zeit kosten und wer das Ergebnis prüft. So lässt sich eine Anwendung auswählen, deren Nutzen wir anschliessend testen können.

Nehmen wir die Erstellung einer Offerte. KI könnte frühere Projektbeschreibungen verwenden und einen ersten Text entwerfen. Mitarbeitende prüfen den Leistungsumfang, ergänzen aktuelle Preise und geben die Offerte frei. Alle diese Schritte gehören zum Vergleich mit dem bisherigen Vorgehen.

## Datenzugriff und Weiterbearbeitung klären

Die Anwendung braucht Zugang zu passenden früheren Offerten und aktuellen Angaben. Dabei gelten die jeweiligen Zugriffsrechte. Ausserdem muss geklärt sein, in welchem System der Entwurf weiterbearbeitet wird und wer für die fachliche Prüfung zuständig ist.

Fehlt eine Systemanbindung, müssen Mitarbeitende Inhalte möglicherweise kopieren oder fehlende Angaben von Hand ergänzen. Das kann bei wenigen Offerten genügen. Bei häufiger Nutzung lohnt sich ein Vergleich zwischen diesem laufenden Aufwand und den Kosten einer Anbindung.

## Zeitaufwand und Qualität vergleichen

Mit einem Prototyp lässt sich der Ablauf an ausgewählten Offerten testen. Das Team erfasst die Zeit für Entwurf, Korrektur und Freigabe und prüft, ob alle benötigten Leistungen korrekt beschrieben sind. Der Vergleich mit dem bisherigen Vorgehen zeigt, ob Zeit gespart wird und ob die Qualität den Anforderungen entspricht.

Die Ergebnisse können für eine Weiterentwicklung sprechen oder zusätzlichen Aufwand aufzeigen. Müssen beispielsweise die Quelldokumente zuerst bereinigt werden, gehört diese Arbeit in die Planung.

## Die laufenden Kosten berücksichtigen

Auch nach der Einführung müssen Quellen aktualisiert, Zugriffe verwaltet und Ergebnisse nach Änderungen erneut geprüft werden. Zur Beurteilung gehören daher sowohl die Kosten der Software als auch die Zeit, die das Team für deren Betreuung benötigt.

Im Beispiel der Offerte lässt sich dann die eingesparte Bearbeitungszeit den Kosten für Einführung und Betrieb gegenüberstellen. Dieser Vergleich hilft zu entscheiden, ob sich die Anwendung in der vorgesehenen Form lohnt.

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